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Cómo escribir una carta sobre una reunión con un cliente

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Es difícil imaginar qué papel juegan los contactos en la gestión de un negocio. Un mediador entre contratistas puede ser una carta de reunión para las negociaciones. Este documento informa al socio que existe la voluntad de negociar. No hay muestra de papel estandarizada. Sin embargo, según los estándares generalmente aceptados para compilar cartas comerciales, puede concentrarse en la muestra anterior y en el formulario terminado para completar.

Requisitos

Hay cánones de correspondencia comercial que no deben ser derogados para evitar interpretaciones erróneas. Si la carta contiene violaciones obvias de uno de los puntos, entonces el mensaje puede ser percibido como un insulto. Cuanto mejor se redacte la carta de la reunión para las negociaciones, mayores serán las posibilidades de que esta reunión tenga lugar.
Entonces la carta debería:

  • Se compilará en el idioma correcto, sin errores de gramática y sintaxis.
  • Tener un estilo formal de presentación de negocios. El tono es excepcionalmente amigable, independientemente de las emociones reales experimentadas por el destinatario. El respeto y el deseo de observar los intereses de una causa común, en beneficio mutuo, y la cooperación también deben sentirse.
  • Compilado teniendo en cuenta las normas éticas aceptadas en los círculos empresariales.
  • Tener una estructura optimizada, contener frases cortas que expresen claramente un cierto pensamiento. La lógica de presentación está respaldada por una clara división externa del documento en sus componentes.
  • Utilice solo las construcciones de lenguaje y las herramientas que entiende el destinatario. La carta no debe contener frases veladas.

A pesar de que en la actualidad la mayoría de las negociaciones se llevan a cabo en forma electrónica, el cumplimiento de las recomendaciones descritas anteriormente también es relevante para ellos. Pero las cartas comerciales, dibujadas en la "forma tradicional", en papel, también tienen sus ventajas. Hay varios de ellos.

  • Al usarlos, es más fácil presentar pruebas documentales a la corte. Tomar papel guardado es más fácil que copiar un correo electrónico, imprimirlo y luego demostrar su autenticidad.
  • La documentación debe registrarse en los libros de contabilidad. Esto los hace más fáciles de encontrar.
  • Es más fácil para las organizaciones de control realizar su trabajo.

Esquema de elaboración

Conociendo el formato básico para componer cualquier carta comercial, usted puede, independientemente de las muestras, escribir absolutamente cualquiera de ellos. Lo principal es saber el propósito del mensaje.

Entonces, la muestra publicada de la carta de reunión de la reunión contiene la siguiente información:

  • Datos de la organización.
  • Número y fecha del documento.
  • Nombre del destinatario.
  • Apelación
  • Sumisión
  • Apelación de argumentación.
  • Nombramiento de una reunión.
  • Propósito
  • Firma

Estas organizaciones pueden estar contenidas en el encabezado de la carta, o por separado (se pueden imprimir en la parte superior de la hoja). Pero es imprescindible que el destinatario sepa cómo ponerse en contacto con el remitente. Si la carta está hecha en forma electrónica, entonces simplemente pueden ser teléfonos al final de la carta.

Reglas básicas para escribir cartas comerciales

Así que pasó por todos los procesos de ventas y ya calculó sus ganancias de la transacción, pero hay un “pero” más. Debe reunirse con el cliente para acordar un acuerdo y discutir algunos detalles de la transacción.

Parece que esto no es nada complicado, solo necesita escribir una carta comercial al cliente sobre la reunión. ¿Pero cómo hacerlo? ¿Qué palabras usar? ¿Dónde comenzar la carta?

Existen estándares de correspondencia comercial, cuyo incumplimiento está plagado de una caída en la imagen de la compañía a los ojos del cliente y, en casos raros, con el fracaso de la transacción. Por lo tanto, lo primero que debe hacer es estudiar las reglas de la correspondencia comercial.

Reglas de correspondencia comercial:

  • Tu dirección de correo electrónico no debe verse cómica o frívola. Debe corresponder a su propósito, es decir, llevar un nombre comercial, lo mejor es que el nombre del correo electrónico coincida con el nombre de la empresa. Ejemplos de buzones fallidos: sweetGirl, badboy, ladyinred,
  • Usar contacto personal con el cliente. A través del trato personal, el cliente comprenderá que es importante para usted. Esta es una buena garantía para una relación a largo plazo,
  • No use un formulario corto de nombre de socio comercial. Por ejemplo, Sash, Kat, Serge. Se ve irrespetuoso
  • Presta atención a tu saludo. No vale la pena mencionar la hora del día, porque el cliente puede leer esta carta en unas pocas horas o días, en cuyo caso su saludo estará "fuera de lugar" y causará asociaciones negativas. Es mejor usar la palabra "¡Hola!"
  • Siempre indique el tema de la cartade lo contrario, puede ir a la carpeta de spam o perderse,
  • Distinguir entre los campos "a" y "copiar". En el campo "para", indique el destinatario del que espera una respuesta. El campo "copiar" está destinado a aquellos que simplemente deben familiarizarse con la carta. Por ejemplo, en el campo "copiar", puede poner a su jefe si está interesado en el resultado del trabajo con un cliente en particular. Hay otro campo: "Cco". En este caso, el destinatario principal de la carta no sabrá que su correspondencia se envía a terceros. Pero esta herramienta se considera sin tacto y no está aprobada en el entorno empresarial,
  • La carta no tiene que ser muy larga.. De acuerdo con las reglas de la correspondencia comercial, su longitud debe caber en una hoja A4. También hay restricciones en el volumen del correo electrónico. No debe exceder los 3 Mb, de lo contrario, la carta puede "congelarse" al abrir,
  • Después de leer las primeras tres oraciones de su carta, el cliente debe comprender su esencia. Por cierto, no debes construir oraciones largas y complejas, cargadas por participios y participios. Son muy difíciles de leer.
  • Presta atención a la finalización de tu carta. Debe contener su firma, posición y detalles de contacto. Es aconsejable no usar las iniciales, sino escribir el nombre completo: Ivanov Ivan Ivanovich o Ivan Ivanov, y no I.I. Ivanov La posición debe indicarse para que el cliente tenga una idea de los asuntos sobre los que puede contactarlo. Indique también sus datos de contacto, correo electrónico, teléfono, enlace al sitio web de la empresa, nombre de la empresa.

Propósito y efectividad de las cartas de reunión del cliente

El propósito de la carta de la reunión puede ser tanto la organización de la reunión como atraer la atención del cliente a su propuesta. En el segundo caso, su oferta debe adjuntarse a la carta. Esta opción es adecuada para el primer contacto con un cliente potencial, cuando no hay acuerdo entre usted.

La eficiencia de las cartas de ventas corresponde a la efectividad de las "llamadas en frío". Aproximadamente 10 de cada 100 personas responden a dichos correos electrónicos. La baja eficiencia se justifica por la falta de interés en las cartas de destinatarios desconocidos, que se tratan como spam.

Para evitar dicha evaluación, es necesario interesar al cliente en el tema de la carta. Debe satisfacer sus necesidades, así que antes de escribir una carta, examine a su cliente potencial.

Estructura de carta de reunión del cliente

  1. Contacto con el cliente. Para esta parte de la carta, debe seleccionar una línea separada. Aquí debes saludar a tu pareja: "¡Hola, Ivan Ivanovich!"
  2. Sumisión. Debe presentarse, de lo contrario el cliente tendrá que recordar quién es usted, y esto es inaceptable.

Un ejemplo: “Mi nombre es Anna, soy representante de Volosatic.

  1. El motivo por el que escribe al cliente. Tal vez ya ha acordado la cooperación por teléfono o tiene desacuerdos sobre el pedido, o está contactando primero al cliente con su propuesta; en cualquier caso, la información al respecto debe estar aquí.

  • Hablamos con usted ayer por teléfono y acordamos el suministro de champú para su salón,
  • Hemos revisado sus quejas y nos gustaría corregir nuestros errores,
  • Nos gustaría ofrecerle una línea de productos para el cuidado del cabello, nuestros productos corresponden al concepto de su salón: solo cosméticos de alta calidad hechos de ingredientes naturales. Puede familiarizarse con la oferta en el archivo adjunto.

Estos ejemplos son adecuados para las situaciones descritas por nosotros. Pero puede haber otras razones para contactar al cliente.

  1. Hacer una cita.

  • Me gustaría reunirme con usted para discutir algunos puntos y llegar a un acuerdo. Organizamos una reunión previa el 20 de junio a las 13:00 en nuestra oficina en la dirección "dirección". Si no está satisfecho con la hora o la fecha, entonces estamos listos para reprogramar nuestra reunión en un momento conveniente para usted,
  • Si está interesado en nuestra oferta, podemos reunirnos el 20 de junio a las 13:00 en nuestra oficina y discutir las posibilidades de nuestra mayor cooperación.
  1. Sus datos de contacto. Aquí debe indicar no solo los datos de contacto, sino también su posición y nombre.

Un ejemplo: "Para confirmar la reunión, puede llamar al número" número "o escribir" dirección "en mi correo electrónico (la dirección de correo electrónico debe ser la misma).

Anna Viktorovna, tu gerente personal.

Aquí es donde termina nuestra carta.

Una carta después de una reunión de negocios.

Todo salió bien: el cliente acordó reunirse y usted se reunió. Pero este no es el final de nuestra correspondencia comercial. Como recordamos, en ventas hay una etapa de despedida para el cliente, cuando le agradecemos por el tiempo que nos han dado.

También existe tal etapa en las ventas a través de la correspondencia. Es formal y opcional, pero es la clave para la formación de relaciones a largo plazo con el cliente.

Por lo tanto, después de la reunión, debe escribir una carta de agradecimiento al cliente.

También tiene su propia estructura estándar:

  1. Dirección para el cliente: "Estimado Ivan Ivanovich!"
  2. Gracias: “Quiero expresar mi gratitud por el tiempo que me asignaron. Espero que nuestra cooperación sea larga y productiva para nosotros ".
  3. Su información de contacto: "Atentamente, Anna Viktorovna, su gerente personal".

El contenido de la carta.

El correo de trabajo es para cartas de trabajo, por lo que es mejor limitar de inmediato el rango de temas sobre los cuales escribir mensajes comerciales:

  1. Cartas de entendimiento: aclaración del significado del acuerdo, hora, lugar, otras cosas que se discutieron oralmente.
  2. Resúmenes de los resultados de las reuniones.
  3. Cartas del problema.
  4. Comentarios cartas a las tareas.
  5. Cartas con archivos.

Para otras tareas pequeñas hay Skype y otros servicios.

El tema de la carta es necesario por dos razones:

  1. Sirve como un anuncio para toda la carta y no permite enviarla a la carpeta Spam.
  2. Facilita la búsqueda de letras: es más fácil buscar en un tema específico que en todo el buzón.

Un tema es la base del orden en un buzón. Formule el contenido de la letra en una oración corta sin perjuicio del significado y póngalo en el campo "Asunto".

Asunto: Acuerdo → Acuerde un acuerdo

Asunto: Urgente → Llegaron datos bancarios (con urgencia)

Tema: Importante → Resumen de la reunión sobre el proyecto ***

Si la correspondencia se realiza en un proyecto específico, tiene sentido crear una carpeta separada para él: la configuración de la mayoría de los buzones le permite hacer esto. Dentro del buzón, puede crear subtemas: por ejemplo, "Ediciones" o "Tareas actuales".

Importante: al enviar una respuesta, no cambie el tema y guarde la historia. Cuide el orden en las cajas de sus colegas.

En el campo "Para", coloque a los que deben responder la carta. Si hay varios destinatarios, por regla general, todos deberían darse de baja.

En el campo "Copiar", coloque a aquellos que deben estar al tanto de la comunicación, pero pueden no responder a la carta. Si uno de los líderes está en este campo, la correspondencia se vuelve más constructiva de inmediato y las respuestas son más rápidas. No se recomienda el campo Bcc, es tan indecente como susurrar en presencia de una tercera persona.

Importante: si es posible, no ponga más de cinco personas en el campo Para. En este caso, la caja electrónica en media hora se convierte en un bote de basura, donde es imposible resolverlo.

Numero y fecha

La numeración de la correspondencia entrante y saliente es extremadamente importante, ya que posteriormente se muestra en los registros de registro. Es este tipo de registro el que es evidencia directa de la existencia misma de organizaciones por correspondencia.

La fecha en la parte superior o inferior de la carta es la fecha en que se firmó. Sin una firma, el folleto con el texto no tiene fuerza legal.

Datos de destino

El nombre del destinatario debe estar en la esquina superior derecha. En la práctica de las relaciones comerciales, hubo situaciones en las que se enviaron cartas por error a otro destinatario. Para asegurarse contra tales casos, el que escribe la carta debe indicar en la correspondencia comercial toda la información que conoce sobre el destinatario, incluso si es solo un nombre completo, número de teléfono, dirección del sitio web y correo electrónico. Idealmente, la dirección y otros datos deberían ser.

El tono respetuoso de la carta ya debe sentirse en la apelación misma. La palabra "respetado" y el nombre y patronímico de la persona a quien se destina la carta pueden estar presentes. Si se trata de un funcionario (y la carta se envía a la empresa donde trabaja el especialista), entonces es conveniente indicar su posición, especialidad.

Sumisión

La etiqueta requiere que quien se dirige a sí mismo se presente. Puede verse así: "Mi nombre es Ivanov Ivan Ivanovich, soy el gerente de la empresa" Juventud "". Si comienza la correspondencia o se toma la decisión de reunirse, el destinatario debe saber exactamente cómo comunicarse con la persona que desea contactar.

Pero esta regla solo se aplica si la correspondencia entre estos empleados de las organizaciones (o una persona privada y la organización) no se ha realizado antes.

Cualquier apelación por escrito debe tener un propósito. La carta de la reunión para negociaciones debe describir claramente los motivos que llevaron a una de las partes a ponerse en contacto.

Cita cita

Para que la carta se dirija a una acción específica, el autor debe indicar el lugar y la hora de la reunión. Asignar una cita es un momento delicado. El autor de una carta de reunión de reunión puede hacer una de tres cosas:

  • Asignar una fecha específica.
  • Establezca una fecha, pero con la reserva de que se puede ajustar de mutuo acuerdo o a solicitud del destinatario.
  • Ponga un marco de tiempo en el cual sería conveniente reunirse. Por ejemplo, de 12.00 martes a 18. 00 jueves. No obstante, se deben indicar las fechas.
  • Deje la fecha y hora de la reunión a discreción de la segunda parte.

La última opción es la más educada, pero menos confiable. De hecho, la correspondencia comercial también implica un momento que motiva a un socio a tomar medidas. Y en el último párrafo, toda la iniciativa en la cuestión de establecer la fecha se transfiere al destinatario. Si está seguro de que la reunión se llevará a cabo, puede hacerlo.

Partes adicionales

Como elementos opcionales (pero aplicables en casos especiales) se pueden observar elementos de la carta:

  • Gracias por la oportunidad de invitar a la reunión.
  • ¿Quién más está invitado a asistir a la reunión?
  • Cómo actuar si el destinatario no tiene la oportunidad de presentarse a negociaciones en el momento especificado. Por ejemplo, envíe una carta, haga sugerencias, etc.
  • Persona de contacto (si esta información no estaba al principio).

En principio, una carta de reunión para negociaciones está en forma libre. Lo principal es que se cumplan todos los requisitos que se le imponen.

Carta de agradecimiento por conocer a un socio

Inmediatamente significa unas pocas horas después de la reunión (o incluso mejor dentro de una hora): un seguimiento rápido es prueba de la profesionalidad de la empresa. En dicha carta, agradece al cliente (empleado / empleados), por correo electrónico, en correspondencia en mensajería instantánea o en la red social, por una reunión productiva, resume los acuerdos alcanzados y, lo más importante, informa sobre el próximo paso en el embudo de ventas (por ejemplo, comienza a preparar el contrato o ya ha facturado el pago y está esperando que llegue el dinero). Sorprendentemente, no más del 1% de las empresas practican tales cartas.
Igor Mann: "Casi siempre, después de una reunión con un cliente potencial, escribo un correo electrónico con el título" A raíz de la reunión ". Me ayuda mucho como consultor ". Cree plantillas para tales cartas para el equipo de ventas. Cómo mejorarlo 1. Plantillas.

Ejemplo de carta al cliente: 15 plantillas listas para distribuir

Gracias por las felicitaciones con motivo del aniversario de la empresa 9. Muy apreciado. Tu contribución: él. Apoyaremos sustancialmente nuestra fundación 10 en nombre de la gerencia y todo el equipo se está expresando. Le agradezco sinceramente sus muchos años de fructífero trabajo 11.

Sinceramente agradecido Tú por eso. No escatimó esfuerzos y tiempo y siempre dirigió su talento para lograr el éxito en nuestro negocio común 12. Una vez más, agradecemos y expresamos la esperanza de que este sea solo un comienzo exitoso de nuestra cooperación y en el futuro podamos contar. Su ayuda 13 Una vez más, expresamos nuestra sincera gratitud por todo eso.
Lo has hecho para nuestra universidad y deseas que tengas éxito. Su trabajo 14. En nombre de todos los que estén interesados ​​en esta noble causa, acepten nuestro sincero agradecimiento 15. Queremos expresar nuestro sincero agradecimiento por 16. Déjenme agradecerles nuevamente.
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Carta de agradecimiento por la reunión

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Cómo escribir un cliente gracias por la reunión

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Nombre, nombre, nombre. Carnegie nos enseñó que "el nombre de una persona es el sonido más agradable para él". No lo olvides Usamos los nombres de los clientes en las cartas de seguimiento; los hacemos agradables. 4. Contenido. Ahora puede usar en correspondencia con el cliente no solo “cartas”, sino también materiales de audio y video (advierta a los interlocutores si hará una grabación de audio de su reunión), fotos, gráficos y otro contenido.

5.
Son muy difíciles de leer.

  • Presta atención a la finalización de tu carta. Debe contener su firma, posición y detalles de contacto. Es aconsejable no usar las iniciales, sino escribir el nombre completo: Ivanov Ivan Ivanovich o Ivan Ivanov, y no I.I. Ivanov

Cómo escribir una carta de agradecimiento al cliente para la reunión Nota de agradecimiento para el empleador De particular importancia e importancia es la nota de agradecimiento escrita por el solicitante después de la reunión con el empleador. De acuerdo, en nuestro país esto se hace, quizás, por 1 de cada mil. Por lo tanto, al escribir una carta de agradecimiento al empleador, indudablemente atraerá su atención y se destacará entre la multitud, especialmente si hubo una gran competencia cuando fue nombrado para su puesto.

Carta de agradecimiento después de reunirse con un cliente

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Carta de agradecimiento después de reunirse con el cliente

Ejemplo de carta de agradecimiento al empleador ¡Estimada Sra. A. Ivanova! Quiero expresarle mi gratitud por la atención que me prestó durante nuestra entrevista el 20 de mayo. También le agradezco la oportunidad de discutir mis calificaciones con usted. Espero que mis respuestas a sus preguntas lo hayan satisfecho, pero, por supuesto, me complacerá brindarle información adicional si la necesita. Entendemos bien su situación y, si en el futuro desea evitar tales precedentes, le sugerimos concluir un acuerdo adicional con nuestra compañía para compensar las pérdidas asociadas con riesgos comerciales, como el suyo. (Ver add.
CONTENIDO anterior Siguiente 7117 Una carta de agradecimiento Esta es una carta de servicio que expresa gratitud por la ayuda, el servicio, el apoyo prestado, la invitación, etc. El "Código de cortesía" de una persona de negocios establece: no espere la oportunidad de expresar su agradecimiento al destinatario. Esto siempre debe hacerse a tiempo. Cartas de agradecimiento es una garantía de establecimiento y mayor pidtrima. Anna buena asociación. Dichas cartas lo ayudarán a pasar por una persona de fila bien educada y decente. Por supuesto, uno no puede enumerar todas las formas de expresar gratitud, pero daremos ejemplos de las típicas. Al usarlos, puedes pasar por una persona decente y realizar tus planes en la comunicación. UNI con socios :. Estimados señores! . Permítanme expresar mi sincero agradecimiento por la amable bienvenida que.

Saludo

Un saludo con el nombre ("Igor, hola!", "Oleg, hola") es una simple norma de cortesía. Una carta sin saludo cambia sutilmente el estado de ánimo del destinatario. Incluso si le escribes a un viejo amigo, salúdalo en la primera carta del día.

Los psicólogos han demostrado durante mucho tiempo que las personas se complacen en escuchar y leer su nombre.

La primera oración es la esencia de la carta.

El primer párrafo es el más importante. En ella, el autor de la carta dice lo que quiere del destinatario. Si se han realizado ediciones, la primera línea dice: “Las ediciones provienen del proyecto ****. Mire y cancele la suscripción cuando pueda hacer todo ".

Si hay muchos problemas por resolver, al principio vale la pena escribir "Se han acumulado preguntas sobre el proyecto. Por favor conteste durante el día ".

Lectura obligatoria de todos los archivos adjuntos y comentarios enviados

Si está enviando archivos adjuntos o la carta larga de otra persona, léala (excepto cuando este texto le llegó por error). Puede valer la pena hacer un breve resumen, señalar puntos particularmente importantes o, por el contrario, pedirles que no le den importancia. Esto será útil si necesita una carta en el futuro.

Es útil hacer preguntas de aclaración en la carta: ¿cuánto tiempo llevará completar la tarea? ¿Puedes hacer todo para el martes? ¿Tienes preguntas sobre la carta? Las aclaraciones implican una respuesta a la carta, lo que significa que estará seguro de que el destinatario ha llegado a la información y no ha puesto la tarea en el cuadro largo.

Ortografía y puntuación

Vuelva a leer las cartas, corrija los errores y los errores tipográficos, incluso si el colega receptor es su viejo amigo que entiende todo de una vez.

Hay un par de razones para esto:

  • Correo comercial: para la comunicación comercial, que es imposible sin reglas. En el trabajo, ustedes son colegas, no amigos. Se disciplina.
  • Su colega puede reenviar la carta o citarla en otro mensaje.

La regla "una noticia - una carta" no funciona hoy: la agenda es demasiado grande. Cuando haya muchas preguntas y cada una necesite una respuesta, numerelas. Esto incluso facilitará visualmente la comprensión de la información. Si se dedica una carta detallada a un tema, complete cada pensamiento en un párrafo separado.

Importante: responda la carta con un montón de preguntas punto por punto. Al comienzo de cada párrafo, indique la cita para la cual está destinada la respuesta.

Pronta respuesta

Media hora o una hora es el tiempo normal para responder una carta de trabajo (en correspondencia con socios u otras personas que no sean de su empresa, este tiempo aumenta: por regla general, no necesitan resolver tareas urgentes con usted). Si no puede responder a la carta lo suficientemente rápido, explíquela en la carta de respuesta ("Necesito tiempo para recoger el material" o "Le responderé en detalle dentro de tres horas").

Importante: no envíe correos electrónicos y no responda a mensajes comerciales fuera del horario de atención. Ten piedad de todos.

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